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模块一、策划模块
针对会议活动进行策划,活动亮点提炼、主题提炼、分享致辞嘉宾及活动规格标准定位,是一项会议活动策划执行的首要模块。
模块二、场地模块
根据会议规格及档次,进行匹配的场地选择,包含但不限于酒店、会议中心、体育馆、特色空间场所等。
模块三、邀约模块
会议参会人员邀约,分为两部分,一部分是领导及重要嘉宾邀约,这种属于VIP贵宾邀约,一般公司高层或者领导,以纸质形式邀约比较好;另一种参会嘉宾,也就是大会针对的人群,这种一般交给市场部、行政部邀约即可,形式可以电话、电子邀请函、邮件等形式。
模块四、签到模块
签到只是形式,更多是会议接待,来宾参会的首要体验,包含参会嘉宾进入场地第一道门(如酒店大门)是否有完整的指示牌体系,让嘉宾很顺地找到会场,以及签到形式的流程是否繁琐等,都是会议活动体验的核心。
模块四、外场模块
嘉宾签完到,一般距离活动正式开始少则半小时,多则还有一个小时,期间的安排,是直接影响参会嘉宾对主办方服务满意度的评判;现在成熟的外场模式一般至少包含以下几个区:品牌展示区、产品展示区、打卡合影区、创意互动区等。
模块五、会场模块
嘉宾进入会场,如何找到自己的位置,亦或者现场如何摆台,让活动体验感效果最强,也是非常有讲究;培训会则大多采用鱼骨式、发布会基本采用剧院式、论坛式采用课桌+剧院式,摆台形式没有固定要求,一个原则,参会嘉宾体验度最好则OK。
模块六、舞台模块
会议活动已经是条非常完整的产业,每个人都有出席参加过大大小小的活动,如何让自己的活动有特色,彰显品牌实力,舞美设计是核心。
模块七、流程模块
根据会议性质,合理设置会议流程,直奔主题却不啰嗦、不累赘,为参会嘉宾制造良好的会议体验。
模块八、媒体模块
活动结束后,需要及时收集好参会嘉宾的反馈意见,并做好口碑维护以及媒体公关维护。